Produktiv neben Vollzeitjob

Du hast die Bücher gelesen oder davon gehört? „Eat the Frog“-Methode oder die „Die 4-Stunden-Woche.“

Egal, falls nicht. Denn:

Alle sagen das Gleiche: Mach das Wichtigste zuerst. Wenn du frisch bist. Wenn du Energie hast.

Klingt logisch. Ist es auch. Für Menschen ohne Vollzeitjob. Ohne echte Verpflichtungen.

Aber wir?

Unsere beste Zeit ist nicht die verfügbare Zeit.

Morgens um 6 Uhr bist du frisch? Schön. Aber da musst du möglicherweise Kinder fertig machen. Oder du brauchst diese Stunde Schlaf, weil du gestern bis Mitternacht gearbeitet hast.

Mittags hast du theoretisch Pause? In der Praxis sitzt du mit Kollegen beim Essen oder checkst E-Mails, weil nachmittags drei Meetings anstehen.

Abends bist du endlich frei? Ja. Aber ausgelaugt. Erschöpft. Mental durch.

Das ist das Dilemma: Wenn du Zeit hast, hast du keine Energie. Wenn du Energie hast, hast du keine Zeit.

Sein wir realistisch: Du kannst das nicht ändern. Du kannst nicht plötzlich mehr Energie abends haben. Du kannst nicht deinen Partner, deine Familie wegplanen. Du kannst nicht deinen Job kündigen.

Aber: Du kannst dein System ändern.

Aber wie?

Plane nach Energielevel, nicht nach Zeit

Ich hatte diesen einen Abend. 20 Uhr. Ich hatte mir vorgenommen, einen Blog-Post zu schreiben. Wichtig. Strategisch. Gut für mein Business.

Ich saß da. Blinkender Cursor. Leere Seite.

Nach 45 Minuten hatte ich drei Sätze. Mittelmäßige Sätze. Ich war frustriert, wütend auf mich selbst. „Andere schaffen das doch auch. Warum ich nicht?“

Klar, die KI hätte mir einen Blog-Post schreiben können. Aber ohne meine Story. Und ohne meine echten Erfahrungen ist es nur Theorie…

Dann hab ich verstanden: Ich hatte die falsche Aufgabe zur falschen Zeit geplant.

Schreiben ist kreativ. Braucht Energie. Braucht Fokus. Um 20 Uhr, nach einem vollen Tag? Da hab ich diese Energie nicht. Punkt.

Also hab ich mein System geändert. Radikal.

Mein System funktioniert so:

Ich kategorisiere jede Aufgabe nicht nach Wichtigkeit, sondern nach benötigter Energie. Wie eine Ampel: Grün, Gelb, Rot.

🟢 Grüne Tasks (High Energy):

• Blog-Posts schreiben
• Strategie entwickeln
• Content erstellen
• Komplexe Probleme lösen
• Kreative Arbeit jeder Art

Diese Tasks brauchen volle mentale Kapazität. Frischen Kopf. Energie.

🟡 Gelbe Tasks (Medium Energy):

• E-Mails beantworten
• Social Media Posts planen
• Admin-Kram
• Termine koordinieren
• Leichte Überarbeitungen

Diese Tasks sind wichtig, aber nicht kreativ. Du musst präsent sein, aber nicht brillant.

🔴 Rote Tasks (Low Energy):

• Recherche
• Artikel lesen und speichern
• Tools testen
• Inspiration sammeln
• Notizen durchgehen

Diese Tasks kannst du machen, auch wenn du müde bist. Sie sind wichtig für später, brauchen aber keine Höchstleistung.

Dann habe ich meine Woche geplant. Nicht nach Zeit, sondern nach Energie:

Tageszeit	Meine Energie	Verfügbarkeit	Was ich mache
6:00–7:00	Hoch	Nein (Partner, Familie)	–
7:00–9:00	Hoch	Nein (Pendelzeit)	🔴 Rote Tasks: Podcast hören, Artikel lesen
9:00–12:00	Hoch	Nein (Job)	–
12:00–13:00	Mittel	Teilweise	🟡 Gelbe Tasks: E-Mails in 20 Min
13:00–18:00	Mittel-Niedrig	Nein (Job)	–
18:00–20:00	Niedrig	Nein (Partner, Familie)	–
20:00–21:30	Niedrig	Ja	🔴 Rote Tasks: Recherche, Planung
Samstag 9:00–11:00	Hoch	Ja	🟢 Grüne Tasks: Schreiben, Erstellen
Sonntag 15:00–16:00	Mittel	Ja	🟡 Gelbe Tasks: Planung, Admin

Das Ergebnis? Ich kämpfe nicht mehr gegen meine Erschöpfung. Ich arbeite mit ihr.

Abends um 20 Uhr? Keine kreativen Tasks mehr. Stattdessen: Recherche für den nächsten Artikel. Notizen durchgehen. Inspirationen sammeln. Alles, was ich auch mit 50 % Energie machen kann.

Samstag morgen? Frisch. Ausgeschlafen. Fokussiert. Jetzt schreibe ich. Jetzt erstelle ich. Jetzt mache ich die Arbeit, die wirklich zählt.

Aber aufgepasst:

Du hast vielleicht nur 2–3 Stunden High Energy pro Woche für dein Projekt. Wenn du Vollzeit arbeitest, einen Partner und evtl. Familie hast.

2–3 Stunden!

Klingt wenig? Ist es. Aber es ist die Realität.

Die Frage ist: Verschwendest du diese 2–3 Stunden für Admin-Kram und E-Mails? Oder nutzt du sie für das, was dich wirklich weiter bringt?

Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig

Ich hatte mal eine Todo-Liste mit 23 Punkten. Für eine Woche.

Weißt du, wie viele ich geschafft habe? Vier. Und keiner davon war wirklich wichtig.

Das Problem: Ich hatte keine Prioritäten. Ich hatte eine Wunschliste.

„Ich muss einen Blog-Post schreiben. Aber auch die Webseite überarbeiten. Und eigentlich sollte ich auch einen Newsletter rausschicken. Ach ja, und Social Media. Und…“

Am Ende der Woche: Viel gemacht. Wenig geschafft. Null Fortschritt.

Bis ich mir eine Art Pyramiden-System zurecht gelegt hatte.

Meine Prioritäten-Pyramide funktioniert so:

Stell dir eine Pyramide vor. Drei Ebenen.

Spitze (1 Hauptziel): Das EINE Ding, das diese Woche wirklich zählt. Nicht fünf Dinge. Nicht drei. EINS.

Beispiel: „Einen kompletten Blog-Post schreiben und veröffentlichen.“

Das ist dein Hauptziel. Alles andere ist sekundär.

Mitte (3 Support-Tasks): Die drei Dinge, die dein Hauptziel unterstützen oder die wirklich dringend sind.

Beispiel:

1. Recherche für nächsten Artikel.
2. 5 Social Media Posts für die Woche planen.
3. Eine wichtige Kunden-E-Mail beantworten.

Diese Tasks sind wichtig. Aber wenn du sie nicht schaffst? Die Welt geht nicht unter.

Basis (Alles andere): Alles, was „auch noch gemacht werden sollte“. Aber ehrlich? Kann warten.

Beispiel: Webseite-Design überarbeiten, neues Tool testen, Newsletter-Template updaten.

Nice to have. Aber nicht kritisch.

Die Regel:

Wenn dein Hauptziel am Ende der Woche nicht erreicht ist, war die Woche nicht erfolgreich. Egal, wie viele andere Dinge du gemacht hast.

Klingt hart? Ist es. Aber es ist auch ehrlich.

Meine erste Woche ohne System vs. mit Pyramide:

Ohne System	Mit Pyramide
23 Tasks auf der Liste	1 Hauptziel + 3 Support-Tasks
4 Tasks geschafft (keiner wichtig)	Hauptziel erreicht + 2 Support-Tasks
Gefühl: Überfordert, frustriert	Gefühl: Fokussiert, Fortschritt
Fortschritt: Minimal	Fortschritt: Sichtbar
Nächste Woche: Noch mehr Tasks	Nächste Woche: Neues Hauptziel

Erkennst du den Unterschied?

Häufige Fehler bei Prioritäten:

Fehler	Warum es nicht funktioniert	Besser
„Alles ist wichtig“	Dann ist nichts wichtig.	1 Hauptziel, Rest ist Support.
„Ich mach die schnellen Sachen zuerst“	Du verschwendest High Energy für Low Impact.	Wichtigste Task zuerst (wenn Energie da ist).
„Ich plane täglich neu“	Kein roter Faden, kein Fortschritt.	Wochenplanung, täglich nur Check.
„Ich hab 10 Prioritäten“	Das sind keine Prioritäten, das ist Chaos.	Maximum 4 (1+3)
„Wenn ich Zeit habe, mach ich…“	Du hast nie Zeit für unkonkrete Dinge.	Feste Blöcke, feste Tasks.

Für die kommende Woche: Das Sonntagsritual (15 Minuten)

Jeden Sonntag, 15 Minuten. Mehr nicht.

1. Was ist mein EINES Hauptziel für diese Woche?
2. Welche 3 Support-Tasks helfen mir dabei?
3. Wann (welcher Tag, welche Uhrzeit) mache ich das Hauptziel?
4. Welche Energie brauche ich dafür? (Ampel-System)

Fertig.

Ich schreibe das auf. Auf Papier. Einen Zettel. Keine App, kein Tool, keine fancy Software.

Der tägliche 2-Minuten-Check:

Jeden Morgen, 2 Minuten. Nur eine Frage:

„Was mache ich HEUTE für mein Hauptziel?“

Nicht: „Was mache ich alles heute?“

Sondern: „Was ist der eine Schritt heute, der mich meinem Hauptziel näher bringt?“

Das schreibe ich auf einen Post-It. Und klebe ihn an den Bildschirm.

Das Ergebnis?

In 12 Wochen habe ich mit dem Pyramidensystem mehr geschafft als in 6 Monaten ohne.

Nicht weil ich mehr gearbeitet habe. Sondern weil ich fokussiert gearbeitet habe.

Der Fokus-Trick: Deep Work in kleinen Häppchen

„Alex, das mit den Prioritäten verstehe ich. Aber ich habe trotzdem keine 4 Stunden am Stück für Deep Work.“

Ich weiß. Habe ich auch nicht.

Aber weißt du was? Brauchst du auch nicht.

Die Idee von „4 Stunden Deep Work am Stück“ kommt von Menschen, die keine Familie haben. Keinen Vollzeitjob. Kein echtes Leben.

Für uns normale, vielbeschäftigte Menschen? Völlig unrealistisch.

Aber 30 Minuten? Die gehen.

Ich habe mir die klassische Pomodoro-Technik zu Nutze gemacht, aber angepasst für Menschen mit Familie.

So funktioniert’s:

25 Minuten konzentriert arbeiten

• Timer stellen (ich nutze die Uhr am Handy).
• Eine Aufgabe, kein Wechsel.
• Keine Unterbrechungen, kein „nur kurz“.

5 Minuten Pause

• Aufstehen, bewegen.
• Kurz mit Familie reden.
• Kaffee holen, Fenster öffnen.
• Keine E-Mails, kein Social Media.

Wiederholung

• 2–3 Runden, dann ist gut.
• Lieber öfter 30 Minuten als einmal 2 Stunden und danach tot.

Der Unterschied zum klassischen Pomodoro?

Die 5-Minuten-Pause ist explizit für deinen Partner, deine Familie. Du sagst vorher: „Ich arbeite jetzt 25 Minuten, dann bin ich 5 Minuten für euch da.“

Das schafft Klarheit. Für dich. Für deine Liebsten.

Statt heimlich zu hoffen, dass dich niemand stört, kommunizierst du klar: „Jetzt nicht. Aber in 25 Minuten bin ich da.“

Was du wirklich in 30 Minuten schaffst (meine echten Zahlen):

Task	Was ich früher dachte	Was ich wirklich schaffe
Blog-Post schreiben	„Braucht mindestens 2h“	800 Wörter in 30 Min (Rohfassung)
Social Media Posts	„Schnell gemacht“	5 Posts komplett in 30 Min
E-Mails beantworten	„Dauert ewig“	10–15 E-Mails in 30 Min
Recherche für Artikel	„Stundenlang“	Kernpunkte + Quellen in 30 Min
Webseite-Update	„Halber Tag“	1 Seite überarbeitet in 30 Min

Der Trick? Ich mache NUR diese eine Sache. Sonst nichts.

Früher habe ich 2 Stunden „gearbeitet“ und zwischendurch E-Mails gecheckt, kurz Instagram geöffnet, überlegt, was als nächstes kommt, an drei Dingen gleichzeitig gebastelt.

Ergebnis: Viel Zeit verbrannt, wenig Output.

Heute? 25 Minuten. Eine Sache. Fokus. Dann Pause.

Ergebnis: Mehr Output in weniger Zeit.

Probier’s aus.

Rituale, um schnell in den Flow zu kommen

Das Problem bei 30-Minuten-Blöcken: Du hast keine Zeit für 20 Minuten „Warm-up“. Du musst sofort liefern.

Deshalb brauchst du Rituale. Signale für dein Gehirn: „Jetzt ist Go Time.“

Mein persönliches Flow-Ritual (5 Minuten):

1. Gleicher Ort: Immer derselbe Stuhl, derselbe Platz. Mein Gehirn weiß: „Hier wird gearbeitet.“
   
2. Noise-Cancelling-Kopfhörer auf: Auch wenn keine Musik läuft. Signal: „Ich bin jetzt in meiner Welt.“
   
3. Timer stellen: 25 Minuten. Sichtbar. Erzeugt gesunden Zeitdruck.
   
4. „Ich bin in 30 Minuten zurück“: Laut zum Partner, zur Familie sagen. Klarheit für alle.
   
5. Handy in anderen Raum. Nicht lautlos. WEG. Aus dem Sichtfeld.
   

Nach zwei Wochen mit diesem Ritual? Mein Gehirn schaltet automatisch um. Kopfhörer auf = Fokus-Modus.

Das sind die besten Zeiten (meine Erfahrung)

Frühmorgens (6:00–7:00)

• Pro: Frisch, niemand stört, Welt ist still.
• Contra: Musst früher aufstehen, Familie braucht dich vielleicht.

Mittagspause (12:00–13:00)

• Pro: Mittagsenergie, klar abgegrenzt vom Job.
• Contra: Nur 30–45 Min wirklich verfügbar, Umfeld ist nicht optimal.

Nach Kinder-Bettzeit (20:00–21:00)

• Pro: Garantiert verfügbar, Ruhe im Haus.
• Contra: Energie oft niedrig, nur für rote/gelbe Tasks geeignet.

Samstag/Sonntag morgens (9:00–11:00)

• Pro: Höchste Energie der Woche, längere Blöcke möglich.
• Contra: Familie will Zeit, schlechtes Gewissen.

Meine Empfehlung:

Kombiniere. Nicht jeden Tag gleich.

• Grüne Tasks (kreativ): Samstag morgen, 2-3 Pomodoros
• Gelbe Tasks (admin): Mittagspausen, 1 Pomodoro
• Rote Tasks (recherche): Abends, 1-2 Pomodoros

So nutzt du deine beste Energie für die wichtigsten Tasks. Und verschwendest sie nicht für E-Mails.

Warum Papier besser als jede App ist

Ich habe sie alle ausprobiert. Todoist, Notion, Asana, Trello, … die Liste ist lang.

Und weißt du, was ich heute nutze?

Ein A5-Notizbuch. Und einen Stift.

Das war’s.

„Aber Alex, das ist doch ineffizient! Nicht digital! Nicht synchronisiert!“

Genau. Und das ist der Punkt.

Warum Papier funktioniert:

1. Es ist immer da: Kein „Ich muss erst die App öffnen“. Kein Login. Keine Updates. Aufschlagen, fertig.

2. Keine Ablenkung: Wenn ich mein Handy für eine „To-Do-App“ öffne, sehe ich 15 Benachrichtigungen. Dann checke ich „nur kurz“ eine Nachricht. Zack, 10 Minuten weg. Papier? Zeigt nur, was ich aufgeschrieben habe.

3. Schnell: Stift auf Papier ist schneller als jede App. Keine Kategorien, keine Tags, keine „Projekte anlegen“ Einfach schreiben.

4. Fokussiert: Ich kann nur eine Seite sehen. Nicht 47 offene Projekte, 183 Tasks, 12 überfällige Deadlines. Eine Seite. Diese Woche. Fertig.

5. Befriedigung: Etwas durchstreichen mit einem Stift? Gibt mehr Dopamin als ein digitales Häkchen. Frag mich nicht warum. Ist so.

Wenn’s mal nicht läuft

„Alex, das klingt alles gut. Aber bei mir klappt es trotzdem nicht.“

Okay. Lass uns troubleshooten.

Problem 1: „Ich schaffe mein Hauptziel nie“

Mögliche Gründe:

• Dein Hauptziel ist zu groß → mach es kleiner.
• Du hast die falsche Energie-Zeit geblockt: Grüne Task abends? Geht nicht.
• Du hast zu viele Support-Tasks → reduziere auf 2.
• Du hast keine klaren 30-Minuten-Blöcke.

Problem 2: „Ich fühle mich immer noch überfordert“

Mögliche Gründe:

• Du hast mehr als 1 Hauptziel: Ehrlich: wie viele Dinge hast du wirklich als „Hauptziel“?
• Du machst zu viele „schnelle Sachen zwischendurch“ (die zählen auch).
• Du kommunizierst deine Arbeitszeiten nicht klar (Familie weiß nicht, wann du nicht gestört werden willst).
• Du hast keine echten Pausen (5 Min Pause = wirklich Pause, nicht „kurz E-Mails“).

Problem 3: „Ich hab keine Energie für grüne Tasks“

Mögliche Gründe:

• Du planst sie zur falschen Zeit: Abends? Vergiss es.
• Du schläfst zu wenig (sorry, aber: 6h Schlaf = keine High Energy.
• Du hast zu viele grüne Tasks pro Woche (max. 1–2, nicht 5).
• Du brauchst bessere Übergangsrituale (lies nochmal diesen Artikel). [LINK]

Problem 4: „Papier fühlt sich falsch an, ich brauche digital“

Dann nutze digital. Aber mit den gleichen Prinzipien:

• 1 Hauptziel sichtbar (nicht in irgendeiner Liste versteckt).
• Max. 3 Support-Tasks.
• Alles andere in „Später“-Liste (die du NICHT täglich checkst).
• Tool-Empfehlung wenn überhaupt: Notion (flexibel).

Aber ehrlich? Probiere erst Papier. 2 Wochen. Dann entscheide.

Fazit: Fokus ist keine Einschränkung, sondern Befreiung

Weißt du, was das eigentliche Problem ist?

Es ist nicht das fehlende System. Es ist nicht die fehlende Zeit. Es ist nicht mal die fehlende Energie.

Es ist die Angst vor Fokus.

Wenn du 47 Tasks auf deiner Liste hast, kannst du dich verstecken. „Ich arbeite doch an so vielen Dingen!“

Aber wenn du nur EIN Hauptziel hast? Und du erreichst es nicht?

Dann gibt es keine Ausrede mehr.

Das ist unbequem. Das ist ehrlich. Das ist konfrontierend.

Aber es ist auch der einzige Weg zu echtem Fortschritt.

Du hast zwei Optionen:

Option 1: Du machst weiter wie bisher. Viele Tasks, viel „Arbeit“, wenig Fortschritt. In einem Jahr hast du viel gemacht, aber nichts erreicht.

Option 2: Du fokussierst. EIN Hauptziel pro Woche. Tasks nach Energie statt nach Zeit. 30-Minuten-Blöcke statt 4-Stunden-Fantasien. In einem Jahr hast du 52 Hauptziele erreicht. Und damit mehr als die meisten in 5 Jahren schaffen.

Die Wahl liegt bei dir.

Aber lass mich dir eins sagen: Fokus ist keine Einschränkung. Fokus ist Befreiung.

Befreiung von der Überforderung. Befreiung vom schlechten Gewissen. Befreiung vom Gefühl, nie genug zu machen.

Du machst genug. Du bist genug. ❤︎

Du musst nur aufhören, in 47 Richtungen gleichzeitig zu laufen.

Lauf in EINE Richtung. Eine Woche lang. Dann in die nächste.

So baut man ein Business. So baut man ein Leben.

Nicht mit mehr Zeit. Mit besserem Fokus.